ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 6/2024 PREZESA ZARZĄDU z dnia 01.10.2024 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania w PGKiM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Drezdenku „Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych”
INFORMACJA dla sygnalistów o wprowadzeniu
„Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych”
W celu zgłoszenia naruszenia prawa polegającego na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym
z prawem lub mającym na celu obejście prawa dotyczącym w szczególności:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- ochrony środowiska;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
została uruchomiona skrzynka mailowa pod adresem: sygnalista@pgkimdrezdenko.pl
Zgłoszenia można również dokonać w formie listownej na adres Spółki: PGKiM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Pierwszej Brygady 21A, 66-530 Drezdenko z obowiązkowym dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie naruszenia prawa”, „ Koordynator ds. obsługi sygnalistów – do rąk własnych”, itp.
Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
- dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, status wobec Spółki uzasadniający nadanie mu statusu sygnalisty (np. pracownik, zleceniobiorca, kandydat do pracy itd.);
- adres do kontaktu i preferowaną formę kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej), jeśli sygnalista oczekuje potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i informacji zwrotnej od Spółki;
- dane osoby, której dotyczy zgłoszenie, czyli osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną
w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba
z nią powiązana; - opis naruszenia prawa, miejsce wystąpienia oraz datę i czas wystąpienia naruszeń.
Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków. Sygnalista powinien zadbać o przekazanie jak najbardziej wartościowych informacji, które pozwolą na skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
Przed dokonaniem zgłoszenia, należy zapoznać się z wewnętrzną „Procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych” przyjętą w PGKiM Spółka
z ograniczoną odpowiedzialnością w Drezdenku. Procedura jest dostępna w siedzibie PGKiM
u Koordynatora ds. obsługi sygnalistów – pokój 24.
Przykładowy wzór formularza zgłoszenia dla sygnalisty znajduje się poniżej (w załączeniu).
Zaznaczamy, że rozpatrzeniu nie podlegają zgłoszenia anonimowe. W przypadku wniesienia takiego zgłoszenia, podlega ono rejestracji bez nadawania dalszego biegu. Zgłoszenia wewnętrzne opatrzone pseudonimem będą traktowane jako zgłoszone anonimowo.
INFORMACJA dla sygnalistów o zasadach ochrony danych osobowych
- Ochrona poufności
Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Podejmujemy wszelkie możliwe środki, aby zapewnić ochronę tożsamości sygnalisty i ochronę przed działaniami odwetowymi oraz wszelkimi negatywnymi konsekwencjami w przypadku dokonania zgłoszenia.
Jeżeli jednak na jakimkolwiek etapie trwającego postępowania wyjaśniającego, w Pani/Pana ocenie, spotka się Pan/i z tego typu konsekwencjami, prosimy o niezwłoczną informację, żebyśmy mogli skutecznie temu przeciwdziałać.
- Zgoda na ujawnienie tożsamości
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).
- Wyjątek dotyczący zgody
Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
- Niezbędność i minimalizacja
Spółka przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
- Przechowywanie i usuwanie danych
- Spółka przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, w tym dane zawarte w rejestrze zgłoszeń, są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
- Informowanie osób, których dane sygnalista wskazał w zgłoszeniu
Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że:
- sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy tj. nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz stanowi informację o naruszeniu prawa) albo
- sygnalista wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
- Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych
Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że:
- sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy tj. nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz stanowi informację o naruszeniu prawa) albo
- sygnalista wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
- Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalisty
1. Stosownie do art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119, str. 1 ze zm.
– dalej „RODO”) informujemy, iż administratorem Pana/i danych osobowych jest PGKiM Spółka
z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Pierwszej Brygady 21a, 66-530 Drezdenko, e-mail: pgkim@pgkimdrezdenko.pl, tel.: 95 762 07 66.
2. Z inspektorem ochrony danych można skontaktować się na adres e-mail: iod@comp-net.pl
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- przyjęcia, weryfikacji, wyjaśnienia oraz rozpatrzenia zgłaszanego przez Pana/ią naruszenia prawa oraz podjęcia działań następczych,
- prowadzenia rejestru dotyczącego wszystkich zgłoszeń naruszeń,
na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit c RODO tj. przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r.
o ochronie sygnalistów; - art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – jeżeli takie dane osobowe będą zawarte w zgłoszeniu sygnalisty;
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych tj. gdy wyraził/a Pan/i zgodę na ujawnienie tożsamości sygnalisty
lub wyraził/a Pan/i zgodę na nagrywanie rozmowy podczas osobistego zgłoszenia naruszenia wyznaczonemu Koordynatorowi.
- w przypadku dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
4. Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. Dane osobowe pozwalające na ustalenie Pani/a tożsamości podlegają ujawnieniu w przypadku, gdy:
- wyraził Pan/i na to zgodę w sposób opisany w Procedurze obowiązującej w PGKiM;
- lub gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie;
- dane mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym do przetwarzania danych osobowych w wyniku zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, w tym dane zawarte w rejestrze zgłoszeń, są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Ma Pan/i:
- Prawo dostępu do treści danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania,
- Prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu wobec przetwarzania, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania,
- Nie przysługuje prawo do przeniesienia danych do innego administratora.
7. Ma Pan/i prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2,
00-193 Warszawa), gdy uzna Pan/i, iż przetwarzanie danych osobowych Pana/i dotyczących, narusza przepisy o ochronie danych osobowych, w tym przepisy RODO.
8. Wyrażona zgoda na ujawnienie tożsamości sygnalisty lub na nagrywanie rozmowy podczas osobistego zgłoszenia naruszenia wyznaczonemu Koordynatorowi może zostać cofnięta w dowolnym momencie, poprzez złożenie oświadczenia u Administratora na adres sygnalista@pgkimdrezdenko.pl lub osobiście w siedzibie PGKiM u Koordynatora ds. obsługi sygnalistów. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.
9. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i konieczne dla celów przedstawionych powyżej,
z wyłączeniem zgody na przetwarzanie danych o której mowa w pkt 9 powyżej. Rozpatrzeniu nie podlegają zgłoszenia anonimowe zgodnie z „Procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych” obowiązująca u Administratora.
10. Decyzje dotyczące danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Dane osobowe nie będą również przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z wyłączeniem sytuacji wynikających z przepisów prawa.